Privacyverklaring

Versie van 14 oktober 2026

Ik geef pianoles, vaak aan kinderen. Daarvoor heb ik gegevens nodig van de leerling en van de ouders. Hier lees je welke, waarom, wie ze te zien krijgt, hoe lang ik ze bewaar en wat je rechten zijn. Vragen? Mail of bel me gerust.

1. Wie is verantwoordelijk?

   Joeri De Decker, handelend als dePianoles (eenmanszaak), Steentjestraat 1A, 9270 Laarne, België — ondernemingsnummer BE 0679.876.067 — joeri@depianoles.be — +32 497 69 83 18.

2. Welke gegevens en waarom?

   Wat	Waarvoor	Rechtsgrond (art. 6.1 AVG)
   Naam, e-mail, telefoon en je vraag, als je me contacteert of op de wachtlijst komt; gewenst lesmoment en lesplaats	je vraag beantwoorden, een lesplaats en lesmoment zoeken	stappen vóór een overeenkomst, op jouw verzoek (b)
   Van de leerling: naam, of het om een kind of een volwassene gaat, niveau, of hij of zij ook naar de muziekacademie gaat, e-mail en telefoon als de leerling die zelf heeft. Van de ouder of voogd (bij een minderjarige) of andere contactpersoon: naam, adres, e-mail, telefoon	lessen plannen en geven, ook aan huis; contact met leerling en ouders	uitvoering van de overeenkomst (b)
   Lesmoment, lesduur en lesplaats (bij mij thuis of het adres aan huis)	lessen plannen, gegeven lessen tellen voor de factuur	uitvoering van de overeenkomst (b)
   Korte notities over de lessen (bv. wat geoefend wordt)	de lessen afstemmen op de leerling	uitvoering van de overeenkomst (b) — de notities bevatten geen gezondheids- of andere gevoelige gegevens
   Factuurgegevens: naam en adres van wie betaalt, btw-nummer (bij een onderneming), de gegeven lessen, bedragen, betalingen	factureren en betalingen opvolgen	uitvoering van de overeenkomst (b) en wettelijke plicht om facturen te bewaren (c)

   Ik vraag geen rijksregisternummer, geen identiteitskaart en geen gezondheidsgegevens. Ik gebruik je gegevens niet voor reclame en verkoop ze nooit.

   Kinderen. Bij een minderjarige leerling maak ik de afspraken met de ouder of voogd: die geeft de gegevens door, krijgt de facturen en kan de rechten uit punt 6 uitoefenen. Ik weet bij een kind ook waar en wanneer het wekelijks les heeft. Daarom ga ik daar extra voorzichtig mee om (zie punt 5).

   Foto's en opnames. Soms neemt de leerling (of de ouder) tijdens de les een kort fragment op met het eigen toestel, bijvoorbeeld om thuis mee te oefenen. Ik bewaar zulke opnames niet en publiceer ze nergens.

3. Wie krijgt je gegevens?

   Alleen diensten die ik nodig heb om de lessen te organiseren, en die je gegevens alleen voor mij verwerken:

   • Microsoft 365 (agenda en contacten). Het account staat op naam van mijn andere zaak, ID-Productions BV; die gebruikt je gegevens alleen om de lessen van dePianoles te plannen, niet voor zichzelf.
   • ING Invoice Manager (facturen voor klanten met een btw-nummer, via het Peppol-netwerk).
   • Nomeo (mailbox joeri@depianoles.be; ook de facturen die ik per mail stuur, vertrekken via die mailbox).
   • Anthropic, het bedrijf achter het AI-hulpmiddel Claude, waarmee ik binnenkomende mail sorteer en samenvat en waarmee ik mijn administratie bijhoud. Claude verstuurt nooit zelf een mail.
   • Mijn boekhouder (facturen en boekhouding).

   De website, de leerlingenadministratie en de facturen staan op mijn eigen server in Laarne. De leerlingenadministratie staat apart van de website, met een eigen beveiligde aanmelding.

   Microsoft bewaart je gegevens in de Europese Unie (EU Data Boundary). Omdat het een Amerikaans bedrijf is, kan Microsoft in beperkte gevallen, zoals beveiliging of technische ondersteuning, toch toegang hebben vanuit de Verenigde Staten; daarvoor gelden de waarborgen die de Europese Commissie daarvoor erkent. Anthropic is een Amerikaans bedrijf: je gegevens kunnen daardoor ook in de Verenigde Staten verwerkt worden. Volgens zijn privacybeleid gebeurt die doorgifte op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Liever niet dat je bericht zo verwerkt wordt? Bel me dan gerust.

   Een overheid krijgt gegevens alleen als de wet dat oplegt (bijvoorbeeld de btw-administratie bij een controle).

4. Hoe lang bewaar ik ze?

   • Aanvragen en wachtlijst: tot 1 jaar na je aanvraag, daarna gewist. Word je leerling, dan gaan je gegevens naar het leerlingdossier.
   • Leerlingdossier (contactgegevens, lesgegevens, notities): tot 2 jaar na de laatste les of de laatste factuur. Daarna wis ik het dossier. Moeten er nog facturen bewaard worden, dan blijft alleen de naam van de klant bij die facturen staan; adres, e-mail, telefoon, de gegevens van de leerling en de notities verdwijnen. Mijn administratie doet dat automatisch, elke nacht.
   • Adresboek: je naam, telefoonnummer en e-mailadres kunnen in het adresboek op mijn gsm en in Outlook blijven staan, zodat ik weet wie belt of mailt. Dat adresboek beheer ik zelf; het wordt nooit automatisch gewist. Wil je eruit, laat het me weten en ik haal je eruit.
   • Afspraken in mijn agenda: daar is geen vaste termijn voor; oude lesafspraken worden niet automatisch gewist.
   • Facturen en boekhoudstukken: 10 jaar, omdat de wet dat oplegt.
   • Reservekopieën van de administratie: 30 dagen.
   • Logboek van mijn administratie (wie wat wanneer wijzigde, met IP-adres): 2 jaar, voor de beveiliging.
   • Foutenlogboek van de webserver: hoogstens 3 maanden, daarna gewist.

5. Hoe bescherm ik je gegevens?

   • De leerlingenadministratie staat op mijn eigen server, los van de website, met een eigen adres, een eigen database en een eigen, beveiligde aanmelding (wachtwoord, bij de nieuwe administratie ook een code op de gsm). Alleen ik heb toegang.
   • Wachtwoorden en sleutels staan buiten de website.
   • Elke nacht maak ik een reservekopie.
   • Wie de website bezoekt, kan de administratie niet zien.

   Gaat er toch iets mis met je gegevens en is dat een risico voor jou, dan laat ik het je weten en meld ik het aan de Gegevensbeschermingsautoriteit.

6. Je rechten

   Je kan je gegevens inkijken, laten verbeteren of wissen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken en je gegevens meenemen (art. 15–21 AVG). Voor een kind doet de ouder of voogd dat; een oudere leerling mag het ook zelf vragen. Mail daarvoor naar joeri@depianoles.be; je krijgt binnen een maand antwoord. Facturen die ik volgens de wet moet bewaren, kan ik niet wissen vóór die termijn voorbij is.

   Ben je niet tevreden, dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

7. Cookies en website

   depianoles.be gebruikt geen cookies voor analyse of reclame. De kaart van Google Maps op de startpagina laadt pas als je op “Toon kaart” klikt; vanaf dan krijgt Google je IP-adres en kan het cookies plaatsen volgens zijn eigen privacyregels (policies.google.com/privacy).

   Mijn webserver houdt een foutenlogboek bij om storingen en misbruik op te sporen. Loopt er bij een bezoek iets mis, dan noteert hij je IP-adres, het tijdstip, het opgevraagde adres en de foutmelding. Een logboek van gewone bezoeken hou ik niet bij. Ik doe dit op basis van mijn gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) en bewaar deze gegevens hoogstens 3 maanden.

   Sluit je de melding onderaan de startpagina met “OK”, dan onthoudt je browser dat in zijn eigen opslag, zodat de melding niet telkens terugkomt. Dat wordt niet naar mij of naar anderen doorgestuurd.

8. Wijzigingen

   Verandert er iets aan hoe ik met je gegevens omga, dan pas ik deze verklaring aan; de datum bovenaan toont de laatste versie. Bij een grote wijziging laat ik het mijn leerlingen en ouders weten.